Tips voor implementatie van projectsoftware

Nadat een organisatie projectmanagement-software heeft aangeschaft (zie Tips voor aanschaf projectsoftware) komt de grootste uitdaging:

Hoe implementeer je de software zo dat alle gebruikers (projectmanagers, -medewerkers, stuurgroepleden, beheer, directie) de software echt gaan gebruiken en nog tevreden zijn ook? 

In een workshop met tien leden van ikdoeprojecten hebben we op 3 december 2014 de onderstaande tips naar boven gehaald. Ze gaan allemaal over het onderwerp 'tevreden gebruikers'

  1. Inventariseer de professionaliteit: hoeveel ervaring hebben de toekomstige gebruikers op het gebied van projectmanagement? Denk aan aantal projecten waaraan ze hebben deelgenomen, gevolgde trainingen, certificaten, ervaring met projectsoftware, etc. NB: in principe is dit een actie die al in het pakketselectie-traject moet worden uitgevoerd.
  2. Betrek de gebruikers vanaf het begin: zorg voor invloed van de gebruikers vanaf de behoeften-analyse tot en met de implementatie. Bijvoorbeeld als lid van het projectteam, lid van klankbordgroep, super-user, etc. Haal Early Adopters in het project. 
  3. Vraag naar het proces: vraag de gebruiker niet wat hij wil, maar wat hij doet. Dit voorkomt onnodige requirements en aanpassingen. 
  4. Impact verschilt per persoon: zorg dat je het werkproces van de gebruikers, voor zover dat het tool raakt, begrijpt. Wees je bewust van de verschillen en speel daar - op maat - op in.
  5. 100% tevredenheid bestaat niet: 80% tevreden is 100% goed!
  6. Ieder zijn eigen tempo: zorg dat iedereen in zijn eigen tempo het systeem kan leren gebruiken. Snelheid en manier van leren verschilt per persoon. 
  7. Ruimte voor changes in de implementatie-fase: reserveer tijd en budget i.v.m. voortschrijdend inzicht van gebruikers, bijvoorbeeld door demo's en trainingen.
  8. Communiceer beoogd doel en resultaat: van belang dat je projectteam-leden en gebruikers deze begrijpen. Laat de stuurgroep deze uitdragen; tot ze een ons wegen. Pas de communicatie per doelgroep aan en voorkom radiostiltes (vaak geconcentreerd rond de start en implementatie).
  9. Geef het project een hoge fun-factor: maak er voor het projectteam en de gebruikers een spel of wedstrijd van. Denk aan gamification, points, batches en leaderboards. “Everything in the future online is going to look like a multiplayer game.”  (Eric Schmidt, Google).
  10. Zorg voor een winnaars-uitstraling: iedereen wil bij de winnaar horen.
  11. Teammanagers voor 1-op-1 begeleiding: een prachtige rol is weggelegd voor de teammanagers: train hen om in 1-op-1 gesprekken met hun medewerkers te inventariseren wat de impact op hun werk is en hoe daarmee omgegaan kan worden. Individuele aandacht zorgt enerzijds voor inzicht in de behoefte en anderzijds voor draagvlak. Teammanagers zijn er om knelpunten op te lossen.
  12. Wees creatief: zorg dat gebruikers en andere stakeholders niet alles willen oplossen door de software aan te laten passen. Laat hen eerst mogelijke aanpassing van het proces of taken onderzoeken (rol teammanagers!).

Help collega-projectmanagers door jouw tips hieronder als commentaar toe te voegen.

Opmerking

Je moet lid zijn van ikdoeprojecten om reacties te kunnen toevoegen!

Wordt lid van ikdoeprojecten

Tools voor projecten



Video's

  • Video's toevoegen
  • Alles weergeven

Contact

Voor vragen, opmerkingen of suggesties: info@ikdoeprojecten.nl

Remco Reitsma,
Communitymanager

© 2017   Gemaakt door Remco Reitsma.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden