Projectmanagement software segmenten volgens Ikdoeprojecten.nl

Op de markt zijn wereldwijd honderden projectmanagement software-oplossingen te koop. Organisaties die een passend oplossing zoeken zien snel door de bomen het bos niet meer. In samenwerking met de Stichting Planning Instituut Nederland (SPIN) hanteert ikdoeprojecten.nl een indeling in de volgende segmenten:

1) Single projectproces software

Software die slechts één of een paar processen ondersteunen, zoals het managen van taken, risico’s of issues, rapporteren, of delen van documenten. Ook voor tijdregistratie en resourcemanagement (de inzet van medewerkers over alle projecten en – eventueel- lijnactiviteiten) zijn veel tools beschikbaar. (NB: er is een sterke relatie tussen taken plannen en resourceplanning). De laatste jaren zijn veel van dergelijke tools in de vorm van Software as a Service (SaaS) op de markt gekomen.  Abonnementen lopen  doorgaans uiteen van ongeveer € 10 tot enkele tientjes per maand per gebruiker.

2) Project Management (PM) software

Deze software pakketten zijn doorgaans 'stand-alone' en ondersteunen op projectniveau vele processen. Denk daarbij aan het maken van projectplannen, schedulen, tijdregistratie, issues, risico’s, documenten, etc. Dus dergelijke functionaliteit voor het managen van projecten en uitvoeren daarvan zit in 1 tool.  De laatste jaren zijn veel van dergelijke tools in de vorm van Software as a Service (SaaS) op de markt gekomen.  Abonnementen kosten doorgaans enkele tientjes per maand per gebruiker. Licentiekosten kunnen snel oplopen tot duizenden tot tienduizenden per jaar.

3)  Project & Portfolio Management (PPM) software

Geïntegreerde Project & Portfolio Management tools: deze tools hebben een belangrijke integratie met de business en ondersteunen alle niveaus van projecten:

1. Portfoliomanagement: het selecteren en monitoren van de projecten die optimaal aan de strategie van de organisatie bijdragen.
2. Programmamanagement: het managen van veranderingen om een specifiek strategisch doel te realiseren.
3. Projectmanagement: het leiden/sturen van projecten.
4. Uitvoering: het maken van alles wat door het project wordt opgeleverd.

Dergelijk tools zijn geschikt voor organisaties die de eerste fasen van professionalisering op het gebied van projectmanagement (in brede zin) al hebben doorlopen: zo zijn de projectmanagers  bijvoorbeeld goed opgeleid en inmiddels behoorlijk ervaren met het leiden van projecten, terwijl de processen zijn beschreven en ook worden gevolgd. Indicatief zou je een volwassenheidsniveau 3 en hoger (op een schaal tot 5) kunnen hanteren. De investering in dergelijke software vergt een behoorlijk budget en kan voor grote organisaties oplopen tot honderdduizenden euro’s per jaar.  Het internationale ICT adviesbureau Gartner inventariseert de belangrijkste spelers op dit gebied.

Voor de bovenstaande segmenten kan nog een sub-selectie worden gemaakt naar de manier waarop de software wordt aangeboden. We onderscheiden drie varianten:

a) On Premises software: lokaal op de servers van de organisatie zelf geïnstalleerd

b) Software as a Service (SaaS): software die centraal bij de leverancier is geïnstalleerd en in de vorm van een abonnement ter beschikking wordt gesteld

c) Mobile Apps: software voor smartphones of tablets.

Van oudsher werd alle software als On Premises software aangeboden. De laatste jaren is SaaS of mobile app de standaard geworden. Veel leveranciers bieden meerdere vormen aan.