In ieder project speelt communicatie een prominente rol, of je nu met je leden uit het projectteam, je opdrachtgever, of met de
doelgroep van het project communiceert. Een drietal hoofddoelstellingen wordt onderscheiden: kennis, houding en gedrag.
Of je nu bezig bent met een strategisch communicatieplan, of je denkt na over een nieuwsbrief, je zal steeds moeten stilstaan bij
wat je wilt bereiken.
1-op-1 Communicatie
Om de gesprekken die je voert met je teamleden en opdrachtgever effectiever te laten verlopen is de Roos van leary een erg handig
model. Het model geeft aan wat het effect is van bepaald gedrag en hoe je het gedrag van de ander kan bijsturen. Zie de Roos van Leary.
Gedragsverandering en Triade-model
Een project brengt een verandering tot stand, bijvoorbeeld een nieuw product, proces, of systeem, of bijvoorbeeld een nieuwe
organisatie. In al die gevallen zal dit invloed hebben op mensen. De business case wordt gerealiseerd als de doelgroep het gedrag vertoont dat beoogd is, bijvoorbeeld echt het nieuwe systeem gaat gebruiken, of volgens het nieuwe proces werkt. Kortom, als er draagvlak is voor de verandering. Het verkrijgen van draagvlak verloopt via een aantal stappen (zie figuur).
Als projectmanager is het de uitdaging om de doelgroep mee te krijgen in de gewenste verandering. Communicatie is geschikt voor het beïnvloeden van kennis, houding en gedrag.
Het Triade-model (van prof. Dr. Theo Poiesz van de KUB) is een prachtig model om de kans op het gewenste gedrag te voorspellen, maar ook om het te bewerkstelligen. Het model is gebaseerd op drie factoren: Motivatie, Capaciteit en Gelegenheid. Hoe hoger op de drie aspecten gescoord wordt, hoe groter de kans dat het gewenste gedrag vertoond wordt. In de figuur rechtsonder zijn twee metingen weergegeven. De tweede meting laat een groter volume zien, hetgeen wil zeggen dat de kans op de gewenste gedragsverandering is toegenomen.
Als projectmanager kan je met een integrale aanpak van die drie factoren het gewenste gedrag realiseren. Meer hierover vind je op de site draagvlakkrijgen.nl.
Meten van draagvlak en resultaat van interventies
In projecten is veel aandacht voor het opstellen van een communicatieplan en het maken van de middelen. Als middelen worden vaak nieuwsbrieven, zeepkistsessies en intranetpagina’s ingezet. Effectief om grote groepen informatie (doel: kennis) te verstrekken, maar minder geschikt om te horen wat de doelgroep zelf van het project en de verandering vindt. Echte tweerichtings-communicatie ontbreekt vaak. En een klankbordgroep biedt wel de mogelijkheid de mening van de doelgroep te horen, maar is maar een beperkte afspiegeling van de hele doelgroep. En zeker niet altijd representatief voor de gemiddelde gebruiker. Kortom, het projectteam heeft beperkt zicht op de mate waarin er draagvlak is. Hulpmiddelen om de mening van een groter deel van de doelgroep te verkrijgen zijn bijvoorbeeld webconferencing of videoconferencing. Voor het structureel meten van draagvlak kan een (online) enquête een handig hulpmiddel zijn. Zeker als de doelgroep groter is en verspreid is over verschillende afdelingen en locaties. Door opnieuw te meten na het uitvoeren van een interventie kan het effect worden aangetoond. Meer informatie is te vinden op draagvlakmeten.nl.
Technieken en tools
Inzetten van techniek kan zeker helpen. Zo kunnen we niet meer zonder Outlook en GSM, maar andere tools kunnen, afhankelijk van
het project, ook een nuttige bijdrage leveren. Hieronder een paar voorbeelden.
Videocommunicatie
Voordelen
Steeds meer organisaties gebruiken videocommunicatie voor de contacten met hun klanten, partners en toeleveranciers. Videocommunicatie verandert de manier waarop mensen samenwerken; biedt concrete voordelen, zoals hogere efficiency en beter rendement in bedrijfsprocessen. Het bespaart reistijd, bevordert een snellere uitwisseling van kennis(bronnen) en ervaring en vergroot de inzetbaarheid van experts. Het kunnen zien van de ander verhoogt de kwaliteit van de communicatie en daarnaast is er natuurlijk de besparing van reistijd en reiskosten. Lees meer over de toegevoegde waarde in het onderzoeksrapport ROI of video in projectmanagement, product development and sales.pdf
Toepassing
Ook voor projecten kan video toegevoegde waarde bieden. Bijvoorbeeld voor de contacten met een externe leverancier die je
regelmatig wilt spreken over de voortgang of issues; of die op grote afstand zijn locatie heeft. Je kan ook als projectmanager met
je eigen project-team iedere ochtend via je laptop een kort overleg online houden; even de issues doornemen. Of een kort overleg met de
toch altijd drukke opdrachtgever. Je kan elkaar daarbij recht in de ogen kijken, wat zeker voordelen biedt. Zie ook de discussie op deze site over de toepassing.
Beschikbaarheid en techniek
Veel grote organisaties hebben al vergaderzalen met video-apparatuur ingericht. De gebruiksvriendelijkheid van dergelijk apparatuur wordt steeds hoger. De techniek snelt voort en wordt steeds betaalbaarder. Skype is natuurlijk een bekende toepassing en voor de eigenaren van de iPhone 4 is met Facetime de mogelijkheid voor 1-1 video-conferening al mogelijk. Ook Projectplace beschikt over de mogelijkheid voor
video-conferencing. Maar er zijn ook kwalitatief betere (betaalde) video-toepassingen die video-conferening met je laptop voor een stuk of vijf mensen mogelijk maken.
Communicatie-expertise
Bij Logeion, de vakvereniging voor communicatie-adviseurs, is een themagroep Projectcommunicatie actief. Deze themagroep helpt communicatie-adviseurs in groot ruimtelijke of infra projecten om elkaar te ontmoeten, elkaar uit te dagen en kennis met elkaar te delen. Zij organiseert jaarlijks bijeenkomsten, workshops en lezingen over relevante onderwerpen.
Opmerking
© 2023 Gemaakt door Remco Reitsma.
Verzorgd door
Je moet lid zijn van ikdoeprojecten om reacties te kunnen toevoegen!
Wordt lid van ikdoeprojecten