Een stakeholder of belanghebbende is een persoon of organisatie die invloed ondervindt (positief of negatief) of zelf invloed kan uitoefenen op een project. Deze belanghebbenden kunnen zowel binnen de eigen organisatie zitten, (zoals leden van de stuurgroep, andere projectmanagers en eindgebruikers) als daarbuiten (zoals klanten, leveranciers en toezichthouders). 

Als projectmanager dien jij ervoor te zorgen dat de stakeholders zodanig acteren (of zich -tevreden- stil houden) dat het jouw project ten goede komt. Dat Doorgaans een forse uitdaging die gedurende de gehele looptijd van het project (zeer) veel aandacht vraagt. Goed stakeholder management staat in veel lijstjes met succesfactoren dan ook op een van de top-posities. Zie bijvoorbeeld (onderzoek van White en Fortune) de top 5:

• Clear goals/objectives
• Support from senior management
• Adequate funds/resources
• Realistic schedule
• End user commitment

In de praktijk blijkt dat projectmanagers relatief veel aandacht geven aan de stuurgroepleden (zij bepalen immers of jij je werkt goed hebt gedaan en een vervolg opdracht krijgt) en minder aan de eindgebruikers. Terwijl die laatste groep met de door het project opgeleverde producten aan de slag moeten (en daarmee de business case realiseren). Daarnaast zijn er vele andere mogelijke belanghebbenden.

In grote lijnen onderkennen we twee stappen in het proces:

1. de analyse van alle belanghebbenden en hun invloed;

2. het actualiseren van de informatie en managen van de relaties met de belanghebbenden. 

Ad 1: regelmatig wordt ook gesproken van een 'krachtenveld analyse' of 'actoren analyse'. Dit is een instrument om de belanghebbenden rondom een project in kaart te brengen. Zie bijvoorbeeld onderstaande figuur. 

Allen worden benoemd inclusief hun belang en invloed op het project. Daarbij kan onder meer gekeken worden naar de bronnen van macht:

• legitieme macht
• vermogen tot het belonen of straffen
• charisma
• politieke macht/netwerk
• expertise

De verschillende belanghebbenden kunnen in categorieën worden ingedeeld. Zie bijvoorbeeld de video over het maken van een krachtenveld-analyse en onderstaande tabel:

Gezien de grote omvang van het aantal zal doorgaans prioritering nodig zijn. Per (categorie) stel je een strategie vast en communiceer je in welke behoeften door het project zal worden voorzien. en in welke niet. Uit de analyse volgen ongetwijfeld ook risico's voor je project.   

Ad 2: De grote uitdaging na het maken van de analyse is het managen van de verwachtingen en invloed van al die belanghebbenden. Om dit deel van het proces praktisch aan te kunnen pakken is het van belang dat je mensen (je  belanghebbenden in dit geval) denken en beïnvloed kunnen worden. Een handig hulpmiddel hiervoor is het kleurendenken van Léon de Caluwé. De kleuren zijn handig bij het kiezen van de meest kansrijke veranderaanpak. En het gebruik hiervan maakt het makkelijker om over veranderingen met elkaar te communiceren. Het helpt de eigen eenzijdigheid én die van belanghebbenden te onderkennen en typeren. Wil je meer weten? Klik dan hier voor een video. Of doe de kleurentest van Twynstra Gudde en je krijgt direct te zien hoe jij als veranderaar scoort op de verschillende kleuren. 

In dit deel van het proces worden van jou als projectmanager competenties gevraagd zoals luisteren, sensitiviteit, overtuigingskracht en communicatie. In de NCB (Nederlandse Competence Baseline) versie 3, een boek waarin alle voor een projectmanager benodigde competenties zijn beschreven, staat meer info onder de competentie 'Belanghebbenden'.

"Meer weten over stakeholder management? Onze kennissessie van 25 september a.s. staat geheel in het teken van stakeholder management. Kijk voor meer informatie over deze bijeenkomst op de evenement-pagina.

In het artikel "Stakeholder Management: wie heeft welk probleem?" vertelt programma manager Paul Witteman, een van de eerste leden van ikdoeprojecten, zijn visie op dit onderwerp.