Als projectmanager vervul je in een organisatie een belangrijke functie. Aan deze functie hangen meerdere rollen en er wordt van je verwacht al deze rollen succesvol te kunnen vervullen.

Drie voorbeelden van deze rollen:

  1. Uitvoerend medewerker             tov management
  2. Adviseur                                  tov sponsoren en stakeholders
  3. Leidinggevende                         tov team

Ondersteun via de planning de meerdere rollen die je vervult! Geef de manager, de sponsor en de teammedewerker het gevoel dat zijn onderdeel van het project goed wordt uitgevoerd en begrepen. Dit doe je door gebruik te maken van weergaven het planningspakket. Ik zal in mijn voorbeelden gebruik maken van MS Project 2010 professional.

Weergaven in MS Project bestaan uit de een aantal onderdelen  

  1. (aangepaste) velden
  2. Tabellen
  3. (eventueel) filters en groeperingen
  4. Weergaven

De onderdelen bespreek ik graag met jullie in dit discussieforum. Vandaag geef ik wat inzicht in de (aangepaste)velden.

Velden

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

In de (standaard)weergave wordt gebruik gemaakt van 5 zichtbare velden/kolommen.

-        De indicator (waar waarschuwingen en meldingen verschijnen)

-        Taaknaam

-        Duur

-        Begindatum

-        einddatum

MS Project kent een grote verzameling van velden voor taken, resources en project (het laatste alleen in combinatie met EPM). Wanneer de standaardvelden niet de lading dekken, kan een aangepast veld wellicht de uitkomst bieden. Aangepaste velden vinden we door de rechtermuisknop in de tabelkolommen met rechtermuisknop te klikken:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Het tweede scherm toont een aangepast veld “werkafwijking”. Dit is een duurkolom en geeft perioden in tijd weer. Er wordt een formule gebruikt, die ook in de samenvattingstaken wordt gebruikt. En als laatste worden grafische indicatoren gebruikt.

 

De formule is eenvoudig: [Afwijking van werk]

 

Wat de kolom doet? Hij geeft de hoeveelheid werk, afwijkend ten opzichte van de basislijn. Zodra de afwijking meer dan 5 dagen (dus 40 uur) is geeft het een oranje licht. Bij een afwijking van 15 dagen of meer is het een rood licht.

 

 

Weergaven: 530

Berichten in deze discussie

Ik zie planning vaak gekoppeld aan de verantwoording. Het gaat dan vooral om wat wordt er gevraagd.

In de rollen die je noemt zie ik het volgende:

Het management vraagt: Wanneer ben je klaar?

De stakeholders vragen: Wanneer gaat er iets voor mij veranderen?

De teamleden vragen: Wanneer moet ik iets opleveren?

Dat zijn dan ook de zaken die je in de planning tot uiting moet laten komen.

Hallo Keesjan,

 

Aller eerst natuurlijk welkom bij de groep, leuk ook om elkaar tegen te komen bij de eerste meeting van Ikdoeprojecten.

 

Ik ben het eens met je reactie, dit zijn de bottemline dingen die de verschillende rollen willen weten. 

Per rol:

Het management zou je kunnen voorzien van een datum van je laatste mijlpaal in de planning. Echter is het wellicht verstandiger om een deadline te communiseren met bijvoorbeeld al je eigen tijdbuffers in acht genomen. Ik denk hierbij aan de CCPM situatie, maar ook bijvoorbeeld als je geen standaard  aanhoudt. Als projectmanager ben je ervan verzekerd dat je oorspronkelijk geplande project "nooit" zo zal worden uitgevoerd.

 

De deadline is een statisch element in de planning, de mijlpaal is dynamisch en neemt de afhankelijkheden van de voorafgaande taken in acht. Aangezien beide altijd een issue zijn in de projecten, adviseer ik altijd gebruik te maken van beiden.

 

De Stakeholders:

Veranderingen vinden naar mijn idee vaak plaats na dat het eigenlijke project afgerond is. Is dit daarom niet een onderdeel van je projectdocumentatie in plaats van je projectplan?

Ik benader de stakeholdersvraag meer als volgt: Hoe staat het met het project in tijd en geld en halen we onze gestelde eisen nog? (Capaciteit is iets wat het management nog van je zou kunnen vragen).

 

De Teamleden:

Opleveren is belangrijk, maar misschien ook wel de start van de taak, geplande hoeveelheid werk (de studentsyndrom inperken...)?

 

Ik hou je reactie in het achterhoofd bij het vervolg van deze discussie, de volgende toevoeging van mijn kant wordt op basis van tabellen.

 

Erik

Hallo Erik,

 

Bedacht me naar aanleiding van je opmerkingen, dat het voor het management goed is te weten wanneer men een beslissing moet nemen. Daar zijn ze immers voor. Het gebruik van mijlpalen kan daarin helpen, maar mijlpalen is het dan volgens mij niet alleen. Om helder te zijn naar management is het soms beter om te spreken van beslismomenten.

 

Voor stakeholders hoeven de veranderingen niet plaats te vinden na het project, maar ook tijdens de looptijd van een project. Bijvoorbeeld de invoering van een nieuwe applicatie of proces heeft gevolgen voor gebruikers, beheerders, etc. Dit vindt vaak al plaats tijdens het project, denk hierbij aan bijvoorbeeld opleiden gebruikers. Tijd en geld is niet altijd voor alle stakeholders een relevante vraag. Een medewerker die met een nieuw proces te maken krijgt zit niet zo op de centen.

RSS

Tools voor projecten




Video's

  • Video's toevoegen
  • Alles weergeven

Contact

Voor vragen, opmerkingen of suggesties: info@ikdoeprojecten.nl

Remco Reitsma,
Communitymanager

© 2018   Gemaakt door Remco Reitsma.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden